Wie Sie einen Presseverteiler richtig aufbauen und pflegen

Presseverteiler erstellen und aufbauen

Einen erfolgreichen Presseverteiler zu erstellen und aufzubauen, bedarf es einige Grundprinzipien zu beachten.

Um einen funktionierenden Presseverteiler aufzubauen und zuerstellen, ist eine gute Kenntnis der Medienlandschaft unverzichtbar. Sofern diese nicht bereits berufsbedingt vorhanden ist, sollte sie erworben werden, entscheidet sie immerhin weitestgehend über Erfolg und Misserfolg aller sich anschließenden Aktivitäten. Steht der grundlegende Medienschlüssel, so besteht der nächste Schritt im Sammeln von Kontaktdaten und im besten Falle Themenpläne.

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Diese informieren über in der Zukunft geplante Schwerpunktthemen und sind sehr nützlich für zeitlich perfekt geplante Marketing-Kampagnen – seien es nun Pressemitteilungen oder auch die Platzierung thematisch passender Werbung. Wer bereits über gute Verbindungen innerhalb der Medienwelt verfügt, kann sich glücklich schätzen, denn er spart viel Zeit und Mühe. Für alle anderen warten nun viel Arbeit und zahlreiche Telefonate sowie weitere Aktivitäten, um den Presseverteiler mit Inhalt zu füllen und auf diese Weise ein funktionierendes Marketing-Instrument zu generieren. Viele Medien verweisen auf Nachfrage an die zentralen Telefonnummern und Email-Anschriften und sagen eine entsprechende Weiterleitung zu.

Hiermit ist dem Unternehmen nicht geholfen, da eine persönliche Anrede bei sämtlichen Aktivitäten – insbesondere im Printbereich – unverzichtbar ist. Als Alternative zur eigenen Recherche haben sich mittlerweile Datenbanken etabliert, die sämtliche benötigten Informationen bereits enthalten. Hier sind allen Anbietern voran Zimpel, der mediATLAS der dpa sowie der Stamm-Verlag zu nennen, die neben den Redaktionskontakten die bereits genannten Themenkataloge enthalten. Grundsätzlich sollte beim Kauf viel Wert auf Aktualität gelegt werden, da die Branche ausgesprochen schnelllebig ist.

Diese Aktualität fordert auch in der Folge ständige Aufmerksamkeit, da Kontaktpersonen kommen und gehen und der Presseverteiler ohne entsprechende, fortlaufende Pflege sehr schnell an Aktualität verliert, wodurch er innerhalb kurzer Zeit nahezu wertlos wird. Wer mit professionellen Datenbanken (Journalistendatenbank) arbeitet, kann gegen eine monatliche oder jährliche Gebühr, die neben der eigentlichen Lizenzgebühr anfällt, auf stets aktuelle Datensätze zurückgreifen und somit sehr viel Zeit sparen, die für die eigentliche Pressearbeit verwendet werden kann.

Wie erstelle ich einen Presseverteiler?

Presseverteiler Beispiel: Erstellen und Aufbauen eines Presseverteilers

Die wohl häufigste Frage, wenn man anfängt, sich in der Medienlandschaft anzutasten, lautet: „Wie erstelle ich einen Presseverteiler?“

To-do-Liste zum Erstellen und Aufbauen eines Presseverteilers in nur 5 Schritten:

Zielgruppe definieren: Bestimme genau, wen du mit deinen Pressemitteilungen erreichen möchtest. Überlege, welche Medien für deine Zielgruppe relevant sind und welche Journalisten oder Redakteure in diesen Medien über thematisch passende Inhalte berichten.
Relevante Mediendaten sammeln: Nutze Journalistendatenbanken wie Zimpel, Cision, Medius oder Meltwater, um umfangreiche Kontaktdaten von Journalisten und Medien zu erhalten. Diese Datenbanken ermöglichen eine gezielte Suche nach bestimmten Themen und Medien und bieten eine große Auswahl an Kontakten.
Kontaktaufnahme mit Branchenjournalisten und Redakteuren: Wenn du eine Liste mit relevanten Journalisten oder Redakteuren hast, beginne damit, sie zu kontaktieren. Schreibe ihnen eine persönliche E-Mail oder rufe sie an, um dein Anliegen vorzustellen und dein Interesse an einer Zusammenarbeit zu bekunden.
Daten archivieren und aktuell halten: Sobald du relevante Mediendaten gesammelt hast, ist es wichtig, diese gut zu organisieren und regelmäßig zu aktualisieren. Verwende Excel oder eine CRM-Software, um die Kontaktdaten zu archivieren und Notizen über bisherige Kontakte oder Veröffentlichungen zu machen.
Pflege des Verteilers: Halte den Presseverteiler regelmäßig auf dem neuesten Stand. Überprüfe und aktualisiere die Kontaktdaten regelmäßig, um sicherzustellen, dass du immer mit den richtigen Personen in Kontakt bist. Verwende Tools wie Excel, CRM-Software, Journalistendatenbanken oder Newsletter-Programme, um den Verteiler zu verwalten und bei Bedarf Newsletter oder Pressemitteilungen zu versenden.

Erfolgreiche Pressearbeit und Presseverteiler!

Was ist Presse? Pressearbeit Definition und Bedeutung.

Eine erfolgreiche Pressearbeit ist ohne einen guten Presseverteiler nicht machbar.

Wie bereits dargestellt, wird die Qualität eines Presseverteilers vor allem von zwei Punkten bestimmt: einem umfassendes Redaktionsnetzwerk sowie einer permanenten Pflege, um die in ihm enthaltenen Daten aktuell zu halten.

Ein fachlich diversifizierter Presseverteiler ist unerlässlich, wenn sichergestellt werden soll, dass die verbreitete Information überhaupt vom entsprechenden Redakteur gelesen wird. Beispielsweise wird kein Mode-Redakteur eine Meldung über landwirtschaftliche Maschinen lesen, geschweige denn in seinem Medium veröffentlichen.

Jeder Redakteur ist darauf bedacht, seine Zielgruppe mit relevanten Informationen zu versorgen, weshalb sich der Versender einer Pressemitteilung stets fragen sollte, ob diese in den Fachbereich seiner Adressaten hineinpasst.

Die Aktualität des Presseverteilers ist ebenso wichtig wie die fachliche Ausrichtung. Können Pressemitteilungen den Redakteur, an den sie gerichtet sind, nicht erreichen, erfolgt in aller Regel keine Veröffentlichung.

Kaum ein Medium macht sich die Mühe, diese innerhalb des Hauses zu verteilen, nicht zuletzt, weil dies aufgrund der Vielzahl der täglich eingehenden Meldungen ein Unterfangen wäre, das sowohl zeitliche als auch personelle Kapazitäten der Verlage überfordern würde. Aus diesem Grund sollte der Presseverteiler in regelmäßigen Abständen darauf überprüft werden, ob a) das avisierte Medium noch aktiv ist und b) der Redakteur nach wie vor seine Position innehat oder aber ein personeller Wechsel stattgefunden hat. Im Online-Bereich profitiert das Unternehmen, das eine Pressemitteilung veröffentlichen möchte, von der Öffentlichkeit der teilweise kostenlosen Presseportale.

Was macht einen guten Presseverteiler aus?

Das A und O eines erfolgreichen Presseverteiler ist immer die Kontaktdaten aktuell zu halten. Wie Ansprechpartner, Anschriften der Zeitung, Redakture nach Themenbreiche, Telefon, Fax, Email.

Medium: Erfasse die verschiedenen Medienarten wie Internet, Print, Hörfunk, Fernsehen usw. Notiere, welche Medien für deine Pressemitteilungen relevant sind.
Reichweite: Sortiere die Kontaktdaten nach der Reichweite der Medien. Unterscheide zwischen überregionalen Zeitungen, regionalen Zeitungen, Fachzeitschriften und lokalen Medien, um gezielt diejenigen anzusprechen, die eine größere Leserschaft erreichen.
Zielgruppe: Definiere die Zielgruppe für deine Pressemitteilungen. Überlege, welches Publikum die einzelnen Medien ansprechen und welches Interesse diese Zielgruppe an deinen Themen hat. Passe deine Auswahl entsprechend an.
Thematische Zuordnung: Ordne die Kontaktdaten nach Fachrichtungen wie Wirtschaft, Unterhaltung, Computer, Medizin usw. Dadurch kannst du gezielt diejenigen Journalisten ansprechen, die sich mit den relevanten Themenbereichen beschäftigen.
Erscheinungsweise: Berücksichtige die Erscheinungsweise der Medien, zum Beispiel tägliche Zeitungen, wöchentliche Zeitschriften oder Online-Portale. Dies hilft dir, den richtigen Zeitpunkt für den Versand deiner Pressemitteilungen festzulegen und sicherzustellen, dass sie zur richtigen Zeit bei den Journalisten ankommen.

Darüber hinaus ist es wichtig, die Kontaktdaten regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass sie korrekt und aktuell sind. Achte auch darauf, dass die Ansprechpartner, Anschriften der Zeitungen, Redaktionen und Kontaktdaten wie Telefon, Fax und E-Mail korrekt erfasst sind.

Pressearbeit: Pressemitteilung verbreiten mit Prnews24

Pressemitteilung an Themenrelevanten Medien und Journalisten ausrichten

Zielgerichtet Informationen publizieren

Zielgerichtet Informationen publizieren: Auch hier ist ein Presseverteiler unverzichtbar, um zielgerichtet Informationen zu transportieren. Allerdings kommt den Redaktionen meistens keine Bedeutung zu, da Pressemitteilungen über die Portale beziehungsweise Social Media – in manchen Fällen nach vorheriger Qualitätskontrolle – direkt veröffentlicht werden und in der Folge für jeden Interessierten zugänglich. Um die Informationen zu lesen, muss kein Medium erworben werden. Vielmehr gelangen potentielle Interssenten über in die Suchleiste eingegebene Begriffe direkt zur Pressemitteilung, wobei die Presseportale sich in ihrer Reichweite erheblich voneinander unterscheiden können. Auch im Fall von Online-PR ist es von großer Wichtigkeit, dass der Presseverteiler die Online-Dienste und -Portale enthält, die über die gewünschte Leserschaft verfügen, da nicht nur die Kunden selbst über diesen Weg erreicht werden, sondern darüber hinaus mögliche neue Pressekontakte.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Aufbau und die Erstellung eines Presseverteilers von großer Bedeutung sind, um zielgerichtet Informationen zu publizieren und potenzielle Interessenten zu erreichen. Ein gut gepflegter und aktueller Presseverteiler ermöglicht es, gezielt relevante Journalisten, Redakteure und Medien zu kontaktieren. Dabei ist es wichtig, die Zielgruppe zu definieren, relevante Mediendaten zu sammeln und Kontaktdaten wie Ansprechpartner, Anschriften, Telefonnummern und E-Mails zu erfassen. Die Sortierung nach Medium, Reichweite, thematischer Zuordnung und Erscheinungsweise erleichtert die gezielte Ansprache. Es ist essentiell, den Presseverteiler regelmäßig zu pflegen, die Kontaktdaten aktuell zu halten und neue potenzielle Pressekontakte zu erschließen. Mit einem gut strukturierten und gepflegten Presseverteiler kann die Verbreitung von Pressemitteilungen und Informationen effektiv gesteuert werden, um eine größere Reichweite und Sichtbarkeit zu erzielen.