Ranking 2023: Das macht einen guten/schlechten Kundenservice aus

Die besten Tipps für eine bessere Customer Experience

BildKurze Reaktionszeiten, Hilfsbereitschaft und eine Auswahl an Kontaktmöglichkeiten: Neuen Daten zufolge sind das die Hauptkriterien, nach denen Kund:innen den Kundenservice eines Unternehmens als gut bewerten.

Wie, wie oft und warum werden Unternehmen von ihrer Kundschaft kontaktiert? Mit einer Umfrage unter 5.000 Menschen weltweit ermittelte Esendex, Anbieter für Business Messaging, die Ansprüche an den Kundenservice nach der Pandemie.

Weltweit legen Kundinnen und Kunden am meisten Wert auf schnelle Reaktionszeiten, wenn sie sich mit einem Anliegen, einer Frage oder einer Beschwerde an ein Unternehmen wenden. Wie lange sie gewillt sind, zu warten? 38 % der Kaufenden wären nicht dazu bereit, länger als fünf Stunden auf eine Antwort oder Lösung des Problems zu warten – dies mag durch die Always-On-Kultur bedingt sein, die ein Umdenken im Kundenservice notwendig macht.

85 % der Befragten geben einem Unternehmen nach einer negativen Erfahrung (z. B. schlechter Kundenservice) höchstens zwei Chancen, bevor sie zu einem Konkurrenten wechseln. Dies war das Ergebnis einer früheren Untersuchung von Esendex .

Nach Angaben von Kund:innen aus aller Welt sind die fünf wichtigsten Kriterien für den Kontakt mit Unternehmen die folgenden:

– Schnelle Reaktionszeiten
– Freundlichkeit/Hilfsbereitschaft
– Komfort (der Kundenservice kann auf verschiedenen Wegen kontaktiert werden)
– Schnelle Problemlösung/Hilfe
– Gute Erreichbarkeit des Supports (auch außerhalb der regulären Geschäftszeiten)

Chris Gorman, Head of Professional Services bei Esendex, erklärt: „Unsere Untersuchungen zeigen, dass schnelle Reaktionszeiten der ausschlaggebende Faktor für die Kundenzufriedenheit sind. Trotz dieser Tatsache ist davon auszugehen, dass weltweit 15 % der Unternehmen lediglich eine einzige Kommunikationsmethode haben.“

„Durch die Einführung zusätzlicher Kommunikationskanäle können Unternehmen ein Omnichannel-Erlebnis schaffen und Kundinnen und Kunden die Möglichkeit geben, ihre bevorzugten Kanäle für die Interaktion zu nutzen. Schließlich hat jede Person unterschiedliche Präferenzen: Die einen greifen lieber zum Telefon. Die anderen bevorzugen SMS, WhatsApp oder soziale Medien.“

„Daher gilt es, Schritte zu unternehmen, um diesen unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden. Das klappt teils auch über Automatisierung. Auf diese Weise kann auf Kundenwünsche eingegangen werden, was die Markentreue langfristig stärkt.“

Die Umfrage offenbart auch, was Kund:innen am meisten frustriert, wenn sie sich an den Support wenden. Hier die Ergebnisse:

– Nicht hilfreich/Problem wird nicht gelöst
– Zu langes Warten auf eine Antwort
– Es geht nichts vorwärts/sich wegen wechselnder Ansprechpersonen wiederholen müssen
– Anliegen aufgrund Chatbot-Timeout erneut schildern müssen
– Wie ein Ticket/eine Nummer behandelt zu werden und nicht wie eine Person

Weltweit gaben 68 % der Befragten an, dass sie im letzten Monat jemandem von mindestens einer negativen Kundenservice-Erfahrung erzählt haben – entweder mündlich oder in Form einer Bewertung.

Die besten Tipps für eine bessere Customer Experience

Viele Unternehmen suchen mit Hochdruck nach einer Lösung, wie sie weiterhin einen erstklassigen Kundenservice anbieten und gleichzeitig die Zahl eingehender Anrufe senken und die Personalressourcen optimieren können. Die Ausarbeitung einer wirksamen Strategie, die weniger auf Telefonanrufe und dafür mehr auf andere Kommunikationsmittel setzt, ist von entscheidender Bedeutung. Sie trägt dazu bei, dass Kund:innen Unternehmen jederzeit erreichen können und von kurzen Reaktionszeiten profitieren. Hier sind einige Tipps:

Proaktive Kundenkommunikation

Der erste Schritt hin zu einer bessere Customer Experience? Es gilt, die Gründe zu ermitteln, die eine Kontaktaufnahme erforderlich machen könnten. Bestimmte häufig gestellte (An-)Fragen lassen sich durch automatisierte Nachrichten, die Kund:innen nach dem Kauf eines Produkts oder der Inanspruchnahme einer Dienstleistung erhalten, leicht vorwegnehmen. So können beispielsweise Infos zu den nächsten Schritten, ein Videotutorial oder häufig gestellte Fragen versendet werden.

Wie bei jeder Kommunikationsstrategie ist es wichtig, dass die Nachrichten empfangen, gesehen und gelesen werden. Die Wahl der richtigen Kanäle ist daher entscheidend. SMS sind mit einer Öffnungsrate von 95 % eine ausgezeichnete Wahl. Wir wissen aus eigener Forschung, dass 12 % der Verbraucher:innen täglich mehr als zehn E-Mails von Unternehmen erhalten. Was SMS betrifft, erhalten nur 2 % zehn oder mehr Nachrichten von Unternehmen – was es erheblich vereinfacht, die gewünschte Aufmerksamkeit zu erlangen. Statistiken zufolge greifen wir durchschnittlich 88-mal pro Tag zu unserem Smartphone und beschäftigen uns durchschnittlich 3,7 Stunden pro Tag damit.

Mehr Selfservice-Optionen

Wer es Kund:innen ermöglicht, bestimmte Anliegen selbst zu klären, kann das Anrufvolumen erfolgreich reduzieren. Laut Untersuchungen von Esendex ist die Verfügbarkeit von Selfservice-Optionen für Kund:innen am sechstwichtigsten, wenn es um den Kundenservice geht. Jedoch müssen Unternehmen diesbezüglich genügend Informationen bereitstellen, damit diese Lösung funktionieren und sich erfolgreich durchsetzen kann. Laut einem Bericht von Microsoft haben 77 % der Kund:innen schon einmal ein Selfservice-Supportportal genutzt. Doch mehr als die Hälfte gab an, dass es ihnen aufgrund mangelnder Informationen im Internet nicht möglich war, ihr Problem selbst zu lösen.

Einige Beispiele für einen guten Selfservice sind:

– Bereitstellung einer Wissensdatenbank
– Produktschulungen für Kund:innen
– FAQs
– Chatbots
– Community-Forum
– Spezielle Technologie (wenn z. B. viele Kund:innen anrufen, um eine Zahlung zu leisten, kann die Einführung einer mobilen Zahlungslösung zu beträchtlichen Ressourceneinsparungen führen)

Einführung neuer Technologie

Natürlich ist die Einführung neuer Technologie zunächst mit Investitionen verbunden. Doch auf lange Sicht spart sie den Mitarbeitenden wertvolle Zeit, sodass sie sich auf die komplexen Aufgaben konzentrieren und diese effektiver bearbeiten können. Verschiedene Kontaktmöglichkeiten anzubieten, ist der erste Schritt hin zu einem ganzheitlichen Ansatz im Kundenservice. Ein möglicher Touchpoint könnte eine Live-Chat-Funktion auf der Website sein, damit Kund:innen schnell Hilfe in Anspruch nehmen können. Statistiken zufolge erzielen Live-Chats einen Zufriedenheitsgrad von 73 % – verglichen mit 61 % bei E-Mails und 44 % bei Anrufen. Zudem macht die Live-Chat-Funktionalität die Customer Experience angenehmer: Kund:innen können mehrere Dinge gleichzeitig erledigen und nervige Warteschleifen umgehen. Auch für Menschen, die nicht gerne telefonieren, ist der Live-Chat die ideale Lösung.

Außerhalb der üblichen Geschäftszeiten empfehlt sich die Verwendung von Chatbots, die häufig gestellte Fragen automatisiert beantworten können. Dadurch reduziert sich die Arbeitsbelastung für Kundenservice-Mitarbeitende. Studien zufolge lassen sich mit Chatbots knapp 90 % der Kundenanfragen in zehn oder weniger Nachrichten lösen. Die Möglichkeit, Fragen auf natürliche Weise stellen zu können (und nicht nur eine Suchleiste zur Verfügung zu haben), wird von den Kund:innen als echter Mehrwert wahrgenommen.

In einem Forschungsbeitrag zeigte Hootsuite, eine Social-Media-Management-Plattform, die am häufigsten gestellten Fragen an Chatbots auf. Dazu zählen:

Aus was sind Ihre Produkte hergestellt?
Wo ist meine Bestellung?
Wie sind Ihre Rückgaberichtlinien?
Wo finde ich Ihren Laden?
Wann haben Sie heute geöffnet?
Was ist Ihr bestes Angebot?

Weitere Informationen unter: https://www.esendex.de/

Esendex SMS-Lösungen: https://www.esendex.de/produkte/sms/

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Über Esendex:
Als führender Anbieter von Business Messaging entwickelt Esendex smarte Kommunikationslösungen, die individuell auf die Bedürfnisse seiner Kunden zugeschnitten sind. Das Unternehmen ist stolz darauf, Dinge anders zu machen – von den erheblichen Investitionen in Personal und technologische Infrastruktur bis hin zur 24/7-Überwachung aller Plattformen. Esendex legt größten Wert auf direkte Verbindungen zu den Netzwerken und sein großes internes Entwicklungsteam. Das Unternehmen entwickelt seine Messaging-Technologie kontinuierlich weiter, wodurch es seiner Kundschaft branchenführende Services anbieten kann. Die angebotenen Services erstrecken sich von SMS-API, Richt Content und WhatsApp bis hin zu intelligenten Automatisierungen.

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