Paperoffice 2019 – DMS in Perfektion
Für viele Unternehmen besteht ein Problem. Die Digitalisierung schreitet immer rasanter fort, doch die Schnittstelle zwischen digitalen und analogen Dokumenten ist in vielen Betrieben ein Segment, das oft eher stiefmütterlich behandelt wird. Das liegt jedoch keineswegs am fehlenden guten Willen, sondern vielmehr am fehlenden Werkzeug. Nach wie vor sind Unterlagen auf Papier der gängige Alltag, die weitaus meisten Bearbeitungsschritte in der Administration erfolgen jedoch auf digitalem Weg am PC. PaperOffice 2019 schlägt genau hier eine unkomplizierte Brücke.
PaperOffice 2019 ist die perfekte Software für das Dokumentenmanagement. Mit ihr lässt sich das viel beschworene papierlose Büro tatsächlich in die Wirklichkeit umsetzen. Auch wenn aus rechtlichen Gründen so manche analoge Unterlage nach wie vor archiviert werden muss, genügt für das Handling meist die digitale Kopie.
Doch für das einscannen und umwandeln in digitale Formate bleibt oft nicht die Zeit. Zudem wird damit meist eine Person beauftragt, die das notwendige Equipment und die Software beherrscht. Fällt diese Person aus irgendeinem Grund aus, staut sich der analoge Berg und wächst und wächst und wächst, bis Ersatz gefunden ist. PaperOffice 2019 macht es einfacher. Über die Dokumentenverwaltungssoftware lassen sich nicht nur Scanner einbinden, sondern ebenso Handys oder Tablets mit ihren eingebauten Kameras. So kann überall, wo Papier anfällt und dessen Inhalt weiter benötigt wird, sofort eine Digitalisierung vorgenommen werden. Mittels der leistungsstarken OCR-Texterkennung lassen sich selbst handschriftliche Notizen in Texte umwandeln, die dann mit der Office-Software bearbeitet werden kann. Damit jedes digitalisiertes Dokument im Netzwerk oder am Einzelplatzrechner wieder gefunden wird, gehört eine Indexierung nach Stichworten dazu. Über die interne Suchmaschine von PaperOffice findet sich so jedes Dokument wieder, selbst wenn die Bearbeitungsnummer oder der Titel gerade nicht zur Hand sind.
PaperOffice 2019, der digitale Manager für alle Fälle
Die Dokumentenverwaltungssoftware PaperOffice 2019 kann aber noch weit mehr als die schnelle Digitalisierung von Unterlagen. So etwa die revisionssichere Versionierung und die finanzamtkonforme Archivierung. Eine zentralisierte Passwortverwaltung sowie eine unknackbare Dokumentenverschlüsselung erlauben nur den Personen den Zugriff, die das richtige Passwort eingeben und die entsprechende Freigabe besitzen. Bis zu 800 Netzwerkplätze können in PaperOffice 2019 integriert werden. Für jede bereits bestehende Software, wie Warenwirtschaft, Buchhaltung oder ERP, verfügt PaperOffice über die geeignete Schnittstelle um Daten auszutauschen. Dabei verzichten die Entwickler von PaperOffice 2019 bewusst auf die Nutzung einer Cloud. Über die 64bit Technologie ist die Schwarmverarbeitung von Daten auf den Rechnern möglich, ohne dafür externe Server nutzen zu müssen, deren Sicherheit nicht gewährleistet ist.
Über die Dokument-Zentralisierung erlaubt PaperOffice die bequeme Steuerung von Arbeitsgruppen oder Projektteams, selbst wenn die Teilnehmer an verschiedenen Standorten sitzen.
PaperOffice glänzt aber auch als Preis-Leistungssieger, denn die Investitionen in eine der Versionen sind einmalig. Keine Folgekosten durch Miete oder Mietkauf. Letztlich spart PaperOffice 2019 jedem Unternehmen bares Geld und die Amortisation erfolgt in kürzester Zeit. Der wichtigste Aspekt hierbei ist ein wesentlich verbessertes Zeitmanagement. Langwierige Suchen nach nicht mehr auffindbaren Unterlagen entfallen, gleich, ob in analoger oder digitaler Form. Jedes wichtige Dokument steht sofort auf jedem im Netzwerk befindlichen Rechner zur Verfügung.
PaperOffice 2019 ist die Zukunft und die hat gerade jetzt begonnen.
PaperOffice ist seit 16 Jahren in der Entwicklung und dem Vertrieb von Software zur Dokumentenverwaltung tätig. Das Unternehmen besitzt Zweigstellen in Deutschland, Spanien, Rußland, Panama und England.
